UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

DEPARTAMENTO DE ECONOMIA

 

 

 

Fórmulas en Microsoft Excel [1]

Prof. Israel J. Ramírez                    

1. ¿ QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL ?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,  intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual  =  le indica a Excel que los caracteres que le siguen  constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo,  la  fórmula   =A5+A4*3  expresa que  se multiplique  el valor que contiene la celda A4 por el valor constante  3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ).  Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel  producirá  27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

1.1.  Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia,  A = p R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

-  Referencias a celdas:  B1.  Se hace referencia al valor que contiene  la celda B1.

-  Constantes:  el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores:  ^ y  *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

-  Funciones: la función  PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

2.  OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

2.1.  Tipos de operadores

- Operadores aritméticos:   Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

    Operador aritmético

   Significado       

Ejemplo

  +          (signo más)

Suma                      

     A3+3

  -           (signo menos)

Resta

Cambio de signo

     B3-B1

     -A1

  *           (asterisco)

Multiplicación  

     B3*C3

  /            (barra diagonal o slash)        

División    

     D3/3

  %         (signo de porcentaje)

Porcentaje 

     20%

  ^          (acento circunflejo)

Exponenciación 

     C3^2

 

-   Operadores de comparación:   Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

 

   Operador de comparación

    Significado

Ejemplo

  =        ( igual )

 Igual a                        

    A1=B1

  >        ( mayor )

 Mayor que                 

    A1>B1

  <        ( menor )

 Menor que                 

    A1<B1

  >=     ( mayor o igual )

 Mayor o igual que     

   A1>=B1

  <=     ( menor o igual)

 Menor o igual que     

   A1<=B1

  <>     (distinto)

 Distinto de                

   A1<>B1

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO ).

 

-   Operador de concatenación de texto:   Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

 

Operador de texto

Significado

Ejemplo

       

           &

 

    ( "y" comercial)   

 

Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo.

-  "Sierra"&" Nevada"
   produce el  valor “Sierra Nevada”

-  A3&B3

   crea un nuevo valor de texto formado por 
   el valor de texto que contiene la celda A3
   concatenado o unido con el valor de texto
   que  contiene la celda B3

 

-   Operadores de referencia:   Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

 

Operador de referencia

Significado

Ejemplo

 

 :     (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

 que se encuentran entre dos referencias a celdas.

 B5:B15

 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango  B5 hasta B15

 

 ;    (punto y coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

 

 B5:B15;D5:D15

 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15

  

      (espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes     a las dos referencias.

 B7:D7 C6:C8

 Hace referencia a la celda C7

 

Una fórmula simple  en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

                     = < operando_A >   < operador >    < operando_B >  

2.2    Fórmulas compuestas en Excel

No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde  se requieren  dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo,  la fórmula  =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta  ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).

Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1<operando B> <operador  2<operando_C > …….

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez  una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1  Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas

Como se mencionó anteriormente,  una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

2.2.2  Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.

Orden

Operador

Descripción

 

  

 

 :  (dos puntos)

    (un solo espacio)

 ;  (punto y coma)

  Operadores de referencia

   

 -

  Cambio de signo (como en  -A10)

   

 %

  Porcentaje

   

 ^

  Exponenciación

   

 *  y  /

  Multiplicación y división

   

 +  y  -

  Suma y resta

   

 &

  Une dos cadenas de texto 
  (concatenación)

   

 =  <  >  <=  >=  <>

  Comparación

                                              Tabla de precedencia de los operadores

2.2.3  Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula:          =5+2*3              

Produce como resultado  11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como:                 =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más  2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en  las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)


3  OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS

En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.

3.1   Constantes

Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no son  constantes.

Si se utilizan sólo constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de fórmulas.

3.2   Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

 

 

3.2.1   Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

 

Hace referencia a:

  A10

  La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10

  A10:A20

  El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

  B15:E15

  El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

  A10:E20

  El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

  5:5

  Todas las celdas de la fila 5

  5:10

  Todas las celdas de las filas 5 a 10.

  H:H

  Todas las celdas de la columna H

  H:J

  Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

3.2.2     Referencia a celdas en otra hoja de cálculo

En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.

Nombre de la hoja          Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja                                   

=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)

                   Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas            

En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.

3.2.3   Referencias relativas y absolutas en las fórmulas

-  Referencias relativas   Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino  se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula  =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la  fórmula obteniéndose en la celda B3  la nueva fórmula como   =A2.

      Fórmula, con referencia relativa,  copiada de la celda B2 a la celda B3

-  Referencias absolutas   Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para  cambiarlas a referencias absolutas,  se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de  fila de  la celda, por ejemplo  $A$1.

Si  una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

     Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

-  Referencias mixtas   Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si  se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula  =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar,  se copia de la celda B2 a  la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces  =B$1.

     Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

 

3.3    Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para  producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2)  redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

3.3.1     Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

                                    Nombre(arg 1;arg 2;……;arg n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de  
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma[2]  y un paréntesis de cierre.

- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

   Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona  el  botón  para  insertar una función     en la barra de fórmulas  , si está activa esta barra de fórmulas;  o  se abre el menú  Insertar y a continuación se selecciona la opción  Función….

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos  argumentos  deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda  =REDONDEAR(  aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones  sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se  ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.


3.3.2   Funciones Anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la  función  PROMEDIO  (función anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

      

Resultados válidos   Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por  este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica  un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error  #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento   Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

3.4   Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

3.4.1   Introducir una fórmula sencilla

Una fórmula sencilla o simple  contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación:

  Fórmula     

Acción

  =128+345

  Suma 128 y 345

  =5,25^2

  Halla el cuadrado de 5,25 

Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

  1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
  2. Escribir el signo igual (=).
  3. Introducir la fórmula.
  4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas    si está activada.

3.4.2        Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2  contiene la fórmula  =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.

  Fórmula

Acción

  =C2

  Utiliza el valor de la celda C2

  =Hoja2!B2

  Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

  =-A10

 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda  A10

  =A1+23

  Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Para introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

-  Procedimiento 1

  1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
  2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).
  3. Escribir a continuación la fórmula.
  4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

-  Procedimiento 2

  1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
  2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).
  3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
  4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas  Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula  =(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:

 

3.4.3   Introducir una fórmula que contenga una función

Las siguientes fórmulas contienen funciones.

 

Fórmula

Acción

 =SUMA(A:A)

 Suma todos los valores numéricos en la columna A

 =PROMEDIO(A1:B4)

 Calcula  el promedio de todos los valores
 numéricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:

  1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la fórmula.
  2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función    en la barra de fórmulas  , o abrir el menú insertar y seleccionar la opción Función….
  3. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
  4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo  , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  presiona el botón Expandir diálogo  , para volver al cuadro de diálogo.
  5. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la fórmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.

3.4.4   Introducir una fórmula con funciones anidadas

Como se mencionó anteriormente, una función anidada es aquella en que uno o varios de sus argumentos  son a su vez funciones. Como por ejemplo:

            =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Esta fórmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de números (SUMA) que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), sólo si el PROMEDIO de otro conjunto de números, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el valor  0 (cero).  

            

Para introducir esta fórmula se puede seguir el siguiente procedimiento:

  1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
  2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic o presionar el botón Insertar función   en la barra de fórmulas .
  3. Seleccionar la función que se necesita utilizar como función de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función correspondiente; si se hace difícil localizar el nombre de la función, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
  4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento.
    • Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo  , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  debe presionar el botón Expandir diálogo  , para volver al cuadro de diálogo.
    • Para escribir otra función como uno de los argumentos, se introduce la función en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero.
  5. Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función, se debe hacer clic en el nombre de función en la barra de fórmulas  . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecerá la descripción de la estructura de la función SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta función.
  • Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la fórmula y, a continuación, se presionan simultáneamente las teclas  <CTRL> y <ENTRAR>.
  • Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación Información sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaña General.

4   COPIAR UNA FÓRMULA

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos requeridos que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una fórmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice.

Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos:

-  Procedimiento 1

  1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar.
  2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
  3. Abrir el menú Edición, y elegir  la opción Copiar.
  4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la fórmula.
  5. Abrir de nuevo el menú Edición. Para copiar la fórmula y el formato hacer clic en Pegar.
  6. Para copiar la fórmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuación, en Fórmulas.

-  Procedimiento 2

Si la fórmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que están contiguas o  adyacentes a la misma, se puede copiar la fórmula utilizando el cuadro de llenado o botón de relleno (cuadrado negro pequeño situado en la esquina inferior derecha de la
 selección.    Cuando
se sitúa el cursor del mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el apuntador cambia a una cruz  negra) 
 .

  1. Seleccionar  la celda que contenga la fórmula a copiar.
  2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
  3. Colocar  el cursor  sobre el cuadro de llenado y, a continuación, arrastrar el cuadro de  llenado, presionando el botón izquierdo del mouse o ratón,  hasta la celda o  rango de celdas en las que se desear copiar la fórmula.

4.1    Procedimiento utilizado por Excel para crear las fórmulas que se copian

Cuando se copia una fórmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente procedimiento:

1.      Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda destino.

2.      Para crear la fórmula en la celda destino, utiliza como base la fórmula existente en la celda origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se encuentran en esta fórmula, la referencia a la columna  sumándole o restándole el desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la fila. Si la referencia a columna o fila está escrita en forma absoluta, el desplazamiento encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la  columna o fila permanece igual o no es modificada.

En el ejemplo siguiente se explicará que sucede con las referencias de celda cuando se copia una fórmula de la celda A1 a la celda C3:

    Fórmula que se copia de la celda A1 a la celda C3

Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un desplazamiento de filas de 2.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa), entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =C4*D5, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y a cada fila también se le suma 2.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta), entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =C$2*D$3, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y las filas permanecen sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del número de fila).

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa), entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =$A4*$B5, en donde se observa que  las  columnas de las referencias de celda de la fórmula original  permanecen sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a cada fila  se le suma 2.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta), entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =$A$2*$B$3, en donde se observa que  tanto las  columnas y filas de las referencias de celda de la fórmula original  permanecen sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna).

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =$A4*D$3.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =C4*$B$3.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =C4*D$3.

-          Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es  =C$2*$B$3.

Fórmula en C1 (origen)

Tipo de referencias

Fórmula en C3

  =A2*B3

  (columna relativa y fila relativa)

  =C4*D5

  =A$2*B$3

  (columna relativa y fila absoluta)

  =C$2*D$3

  =$A2*$B3

  (columna absoluta y fila relativa)

   =$A4*$B5

  =$A$2*$B$3

  (columna absoluta y fila absoluta)

   =$A$2*$B$3

  =$A2*B$3

  (columna o fila absoluta o relativa)

   =$A4*D$3

  =A2*$B$3

  (columna o fila absoluta o relativa)

   =C4*$B$3

  =A2*B$3

  (columna o fila absoluta o relativa)

   =C4*D$3

  =A$2*$B$3

  (columna o fila absoluta o relativa)

  =C$2*$B$3

 

 

5.    MODIFICAR O EDITAR  UNA FÓRMULA

Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:

  1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.
  2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas    
  3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar,  cambiar o eliminar caracteres en la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse  y/o las teclas de direccionamiento del cursor.
  4. Para finalizar la edición y aceptar  las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o  presione el botón introducir    de la barra de fórmulas.

( para cancelar los cambios presione la tecla  ESCape o presione el botón  ).


6.   ELIMINAR  FÓRMULAS

Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y sencillo es el siguiente:

  1. Seleccionar  la celda que contenga la fórmula.
  2. Presionar la tecla <SUPR>.

Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla  <SUPR>.

 

7.    CORREGIR FÓRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos presentan las mismas opciones.

          Celda que posiblemente tiene un problema de fórmula

Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el  botón    que al hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.

Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores,  como cuando Excel detecta que al copiarse una fórmula a una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo cual lo podríamos interpretar como una señal de precaución.

Más adelante se explicará con  detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.


8.   EJEMPLOS  Y APLICACIONES

A continuación se encuentran algunos ejemplos de cómo llevar una expresión matemática a su correspondiente fórmula en Excel. Es el usuario del Excel quien debe encontrar la forma correcta de expresar la fórmula para luego ingresarla al Excel, ya que éste solamente se encarga de realizar las operaciones o cálculos, según se lo indique el usuario mediante la fórmula ingresada, y en ningún momento el Excel le va a indicar al usuario que el valor obtenido está correcto,  es decir,  que este valor sería exactamente igual al  que se obtendría al calcular de forma manual la expresión matemática  correspondiente.

a.  Escribir la fórmula para  la siguiente expresión matemática e indique el orden cómo  se debe evaluar dicha fórmula para  calcular el valor correspondiente. La  fórmula en Excel se debe  ingresar en la celda D3, con el valor de A en la celda D1,  el valor de  B en la celda E1 y el valor de  C en la celda F1.

         

Como primer paso, antes de ingresar la fórmula en la hoja de cálculo, el usuario debe escribir está expresión matemática como una fórmula que se pueda utilizar en la mayoría de los lenguajes de programación o en la mayoría de los programas de aplicación como  es el caso del Excel. Siendo La primera dificultad  escribir la fórmula en una sola línea,  donde no se refleja el orden en que estamos acostumbrados a realizar las operaciones cuando el cálculo lo realizamos de forma manual. Entonces, la fórmula la podríamos escribir como:

 

            A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A

 Si en esta fórmula analizamos  el orden de evaluación que se tiene establecido para cada uno de los operadores[4], evaluando los diferentes operadores de izquierda a derecha de la fórmula, y aplicando para cada operador el orden que se tiene establecido para cada uno de éstos, como se muestra en la tabla de precedencia de los operadores que se encuentra  en la página 4. Además se debe tener presente que cuando en una fórmula se tienen varios operadores del mismo orden jerárquico, como por ejemplo dos o más multiplicaciones o una multiplicación y una o más  divisiones, primero se realizará el cálculo que se corresponde al operador mas a la izquierda y luego se continuará con los otros operadores.

 

En nuestro caso, al aplicar el procedimiento descrito anteriormente,  tenemos lo siguiente:

 

            A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A

         2  3      1    4     5    . . . . . . . . .

 

Vemos que el resultado que se obtendría al calcular la fórmula, tal cual se ha escrito, estaría errado; ya que la división entre C, indicada por la operación 4, se estaría realizando fuera de orden y, por lo tanto, alteraría  el resultado; por lo que se deben insertar paréntesis para cambiar este orden (primero se debe  calcular  C-1/B y luego  realizar la división). Entonces al agregar los paréntesis, la fórmula quedará como:

 

            A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A

        4  5    3       6   2  1  9 7  8

 

En esta fórmula, al realizar el usuario la evaluación del orden de los operadores, primero se evalúan todos los operadores que están dentro de los paréntesis y después los operadores que están fuera de los paréntesis. Esta fórmula, tal cual está escrita, calcula correctamente el  valor de la expresión matemática, ya que las operaciones se realizan en el orden requerido o necesario, que se corresponde con uno de los  varios ordenes en que se pueden realizar los cálculos de forma manual. Una expresión matemática para ser utilizada en el computador puede ser escrita de varias formas equivalentes, ya que producen el mismo resultado final cambiando solamente el orden en que se realizan las operaciones.

 

En este ejemplo podemos tener las siguientes formas de escritura de la fórmula que calculan correctamente el valor correspondiente a la expresión matemática indicada.

 

 Forma 1:                 A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A           (forma básica)

                             4  5    3       6   2  1  9 7  8

Forma 2:                 (A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-2*C/A

                             2  3     1        6  5  4  9  7  8

Forma 3:                 (A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-(2*C/A)

                             2  3     1        8  5  4  9   6  7

Forma 4:                 ((A*B/RAIZ(C))/(C-1/B))-(2*C/A)

                               2  3     1       6   5 4   9   7  8

 

Como se indicó en el enunciado del ejercicio, la fórmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda D3, con el valor de A en la celda D1,  el valor de  B en la celda E1 y el valor de  C en la celda F1. Al hacer los cambios aquí señalados, podemos entonces escribir las  correspondientes fórmulas en Excel.

 

Forma 1:                         =D1*E1/RAIZ(F1)/(F1-1/E1)-2*F1/D1

Forma 2:                         =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-2*F1/D1

Forma 3:                         =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-(2*F1/D1)

Forma 4:                         =((D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1))-(2*F1/D1)

 

Sí ingresamos en la celda D3  la  primera fórmula, utilizando 1 como valor de A (celda D1), 3 como valor de B (celda E1)  y  4 como valor de C  (celda F1), se obtiene como resultado    el valor   -7,59090909

 

Si se ingresan en otras celdas de la hoja de cálculo las otras tres fórmulas (por ejemplo en las celdas D4, D5 y D6), se observará que el  resultado que obtiene el Excel es el mismo para las cuatro fórmulas. Entonces, la única diferencia que hay entre estas cuatro formas de expresar correctamente la fórmula en Excel correspondiente a la expresión matemática que se está estudiando,  es el orden en que el Excel realiza los cálculos en cada una de ellas.

 

Para observar el orden que sigue el Excel en el cálculo de las fórmulas, se utiliza la herramienta Auditoría de fórmulas opción  Evaluar Fórmula, siguiendo  el siguiente procedimiento:

 

-          Seleccionar la celda donde está la fórmula

-          Luego abrir el menú Herramientas

-          Seleccionar la opción Auditoría de fórmulas

-          Del nuevo menú que se presenta seleccionar Evaluar fórmula

-          Para que se vaya realizando cada  operación paso a paso presionar el botón Evaluar

-          Para finalizar presionar el botón Cerrar

 

En nuestro caso si se manda a Evaluar las fórmulas  en cada una de las celdas donde se ingresaron, se observa que el orden en que el Excel realiza los cálculos es diferente en cada de estas fórmulas, siendo la forma 4,  la que tiene un orden de cálculo mas semejante al orden que nos sirvió para llegar a la escritura correcta de la fórmula.

 

La utilización de la herramienta Auditoría de fórmulas opción  Evaluar Fórmula, es muy útil cuando se está implementando una expresión matemática compleja, ya que permite observar como Excel  está realizando los cálculos y, a partir de esto, determinar si una operación se está realizando fuera de orden lo que llevaría a cálculos errados.

 

 

b.  Escribir  la fórmula para  la siguiente expresión matemática e indique el orden cómo  se debe evaluar dicha fórmula para  calcular el valor correspondiente. La  fórmula en Excel se debe  ingresar en la celda E5, y que  la celda E1 contiene el valor de A, la celda E2 el valor de B, la celda E3  el valor de  C.

           

 

Aplicando el mismo procedimiento que se utilizó en el ejercicio a, llegamos a las siguientes fórmulas que  se corresponden con la expresión matemática indicada.

 

Forma 1:                    (2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*B/4         (forma básica)

                                     2   4 3     1        7   6 5    8 9   

Forma 2:                   (2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*(B/4)

                                    2   4 3     1        8   6  5   9  7

Forma 3:                   ((2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B))*(B/4)

                                     2   4 3     1        7   6  5    9   8

 

La fórmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda E5, con el valor de A en la celda E1,  el valor de  B en la celda E2 y el valor de  C en la celda E3.

 

Forma 1:                      =(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*E2/4

Forma 2:                       =(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*(E2/4)

Forma 3:                       =((2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2))*(E2/4)

 

Al ingresar estás formulas en una hoja de Excel, utilizando 2 como valor de A, 5 como valor de B y 9 como valor de C, obtenemos para las tres formas de escribir correctamente la fórmula el valor   0,31702899

c.  La expresión matemática para el cálculo del monto de la cuota  postpagable de un préstamo (la cuota se paga al final del período), viene dada como:

                                            

Escribir la fórmula  correspondiente a esta expresión matemática e indicar el orden cómo  se debe evaluar dicha fórmula para  calcular el valor de la cuota postpagable:

 

 Forma 1:      VA*T*(1+T)^N/((1+T)^N-1)                (forma básica)

                           6  7   1    5  8     2   3  4   

 Forma 2:      VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1)                

                           7   3    1   2    8   4    5  6   

 Forma 3:      VA*(T*(1+T)^N/((1+T)^N-1))                

                           8   6    1   5  7    2    3  4   

 Forma 4:      VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1))          

                           8    3    1   2    7    4    5  6   

 

Si la celda B5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda B6 el valor de la variable T (tasa de interés), la celda B7  el valor de la variable N (número períodos),  la celda B8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda B9 el valor de la variable TIPO.  Escribir la fórmula en Excel correspondiente a esta expresión en la celda B11.

 

Forma 1:     en B11:          =B5*B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1)

 

Forma 2:                            =B5*(B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1)

 

Forma 3:                            =B5*(B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1))

 

Forma 4:                            =B5*((B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1))

 

Se debe ingresar la primera forma de la fórmula anterior en la celda B11 y asignarle los valores que se indican a cada una de las variables.

 

VA = 2.000.000     T = 1,5%      N = 72      VF = 0      TIPO = 0

 

Se obtiene el resultado    de la celda      B11 =    45.615,58

 

Para observar que la única diferencia que hay entre estas 4 formas de escribir correctamente la fórmula en Excel de la expresión matemática es el orden en que se realizan los cálculos, se deben ingresar en una hoja de Excel las cuatro fórmulas, en diferentes celdas,  donde se observa que el resultado es el mismo; y para observar cómo realiza los cálculos el Excel, se utiliza la opción  Evaluar Formula, siguiendo  el siguiente procedimiento:

 

-          Seleccionar la celda donde está la fórmula

-          Luego abrir el menú Herramientas

-          Seleccionar la opción Auditoría de fórmulas

-          Del nuevo menú que se presenta seleccionar Evaluar fórmula

-          Para que se vaya realizando cada  operación paso a paso presionar el botón Evaluar

-          Para finalizar presionar el botón Cerrar

Microsoft Excel tiene incorporada  la función PAGO para el cálculo del monto de la cuota para el pago de un préstamo, basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. La función PAGO  tiene la sintaxis siguiente:

PAGO(tasa;nper;va;[vf];[tipo])    

tasa      es el tipo de interés del préstamo.

Nper    es el número total de pagos del préstamo.

Va        es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también
             se conoce como el principal.

Vf         es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago.   
             Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
             préstamo es 0).

Tipo     es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos, 0 u omitido para el pago al
             final del período y 1  para pago al inicio del período.

 

Al ingresar en la celda  B20  la función de Excel que calcula la cuota postpagable, el 5º argumento correspondiente a Tipo es igual a 0 (cero).

 

En la celda  B20:   =PAGO(B6;B7;B5;B8;B9), la cual produce como resultado   =  (Bs. 45.615,58). Esta fórmula también puede ser ingresada como =PAGO(B6;B7;B5;0;0)  ó    =PAGO(B6;B7;B5).

 

El valor obtenido con esta función es igual al que se obtuvo con la fórmula en Excel que se determinó a partir de la expresión matemática, lo que nos lleva a concluir que la implementación que se hizo de esta expresión es correcta.

 

Cómo la función PAGO es una función financiera, Excel le aplica, automáticamente, a la celda en la cual está la función  el formato moneda indicado por las siglas Bs., u otro formato de moneda según sea el caso, antes del valor numérico; además, este valor se muestra como negativo.  Si el resultado se necesita que aparezca como positivo, se podría utilizar uno de los cambios siguientes:

 

En la celda  B20:       =-PAGO(B6;B7;B5;B8;B9) 

ó

En la celda  B20:       =PAGO(B6;B7;-B5;B8;B9)

 

Utilizar la misma fórmula para calcular el valor de la cuota postpagable para los siguientes valores:

 

VA =    2.000     T = 2,5%     N = 48    VF = 0     TIPO = 0    

 

Para realizar el nuevo cálculo de la cuota postpagable no es necesario hacerle ningún cambio a la fórmula, sólo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas, 2000 en la celda B5, 2,5% en la celda B6 y 48 en la celda B7. Con los  valores indicados los nuevos  resultados  son entonces:           

 

B11 =    72,0119876

 

B20 =    (Bs 72,01)

 

Los cuales eran de esperar.

d.   La expresión matemática para el cálculo del monto de la cuota  prepagable de un préstamo (la cuota se paga al comienzo del período), viene dada como:

                                            

Escriba la fórmula  correspondiente a esta expresión matemática e indicar el orden cómo  se debe evaluar dicha fórmula para  calcular el valor de la cuota prepagable:

 

 Forma 1:      VA*T*(1+T)^N/((1+T)^(N+1)-(1+T))                (forma básica)

                           8  9   1    7  10  2    5   3    6  4 

 Forma 2:      VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T))             

                           9   3    1   2  10    4   7    5   8   6 

 Forma 3:      VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T)))           

                          10   3    1   2   9     4   7    5    8   6 

 

Si la celda D5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda D6 el valor de la variable T (tasa de interés), la celda D7  el valor de la variable N (número períodos),  la celda D8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda D9 el valor de la variable TIPO.  Escriba la fórmula en Excel correspondiente a esta expresión en la celda D11.

 

Forma 1:      =D5*D6*(1+D6)^D7/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6))         

                           

 Forma 2:     =D5*(D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6))            

                     

 Forma 3:      =D5*((D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6)))           

                       

Ingrese la primera forma de la fórmula anterior en la celda D11 y asígnele  los valores que se indican a cada una de las variables ¿ Qué valor calcula y asigna Excel a la celda D11 ?

 

VA = 2.000.000     T = 1,5%      N = 72    VF = 0     TIPO = 1

 

Se obtiene como  resultado  en la celda        D11 =        44.941,46

 

Al Ingresar en la celda  D20  la función de Excel que calcula la cuota prepagable, el 5º argumento correspondiente a tipo es igual a 1.  

 

En la celda      D20:       =PAGO(D6;D7;D5;D8;D9), la cual produce como resultado                                    (Bs. 44.941,46)

 

Utilizar la misma fórmula para calcular el valor de la cuota prepagable para los siguientes valores:

VA =    2.000     T = 2,5%      N = 48      VF = 0      TIPO = 1   

 

Para realizar el nuevo cálculo de la cuota prepagable no es necesario hacerle ningún cambio a la fórmula, sólo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas: 2000 en la celda D5, 2,5% en la celda D6 y 72 en la celda D7. Con los  valores indicados los nuevos  resultados  son:

 

         D11 =     70,2555976

 

         D20  =    (Bs 70,26)

e. Escribir en Excel la fórmula correspondiente a la función de densidad de la Distribución Normal, 
    la cual está dada por:

  

            f(x)=\frac{1}{\sigma\sqrt{2\pi}}e^{-\frac{(x-\mu)^2}{2\sigma^2}} \,\!

 

 donde:

 

 µ      (mu)  es la media

 σ      (sigma) es la desviación estándar

  

Al llevar esta expresión matemática a una fórmula en Excel, tendremos lo siguiente:

 

      1/σ*RAIZ(2*PI())*EXP(-(x-μ)^2/2*σ^2)

                   3     2  1               5  4    6        7

 

Al analizar el orden de evaluación de los operadores que se encuentran en esta primera      aproximación a la fórmula requerida, encontramos que este orden no se corresponde  con el orden en que se deben realizar los cálculos que lleven al resultado correcto, ya que como operación 4 se realizaría el cálculo de (x-μ) y después como operación 5 el cambio de signo, lo que llevaría que al realizar la operación 6 este valor obtenido se eleve al cuadrado lo cual cambiara el resultado. Por lo tanto, se deben colocar entre paréntesis  las operaciones que requieren cambio en su orden de evaluación, obteniendo las tres formas siguientes para escribir la  expresión matemática de la función de densidad de la Distribución Normal.

 

Forma 1:                           1/(σ*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((x-μ)^2/(2*σ^2)))

                                          12 4      3     2   1  13  11 10  5   8 9   7   6

Forma 2:                           (1/(σ*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((x-μ)^2/(2*σ^2)))

                                           5    4     3      2   1   13  12 11  6   9 10 8  7

Forma  3:                          (1/(σ*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((x-μ)^2)/(2*σ^2)))

                                           5   4      3      2   1   13   12 11  6   7 10 9  8

 

Si utilizamos la celda B3 para contener el valor de μ, la celda B4 para contener el valor de σ y la celda B6 para contener el valor de x;  entonces, las fórmulas en Excel correspondientes a las formas como podemos escribir la fórmula que calcula el valor de la función de densidad de la Distribución Normal  serán:

 

Forma 1:                           1/(B4*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2)))

                                         

Forma 2:                           (1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2)))

                                          

Forma  3:                          (1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((B6-B3)^2)/(2*B4^2)))

                                          

 

Luego, para probar la fórmula encontrada, escribimos en la celda B10 cualquiera de estas tres  expresiones,   e ingresamos para μ el valor 1 (celda B3), para σ el valor 2 (celda B4) y para  x el valor 0 (celda B6), entonces  Excel va a mostrar  el valor  0,176032663 como resultado de esta fórmula.

Microsoft Excel tiene incorporada  la función DISTR.NORM para el cálculo del valor de la función de densidad de la Distribución Normal. La función DISTR.NORM  tiene la sintaxis siguiente:

DISTR.NORM(x;μ;σ;[Acum])    

X          El valor particular de la variable X al cual se le calcula la función de densidad

μ          La media aritmética de la distribución

σ          La desviación estándar de la distribución, la cual debe ser un número positivo

Acum   Un valor lógico que permite seleccionar el cálculo de:

              -  El valor de la función de densidad acumulada cuando este valor es VERDADERO

              -  El valor de la función de densidad en un punto cuando este valor es FALSO

 

Al ingresar en la celda C10  la fórmula  =DISTR.NORM(B6;B3;B4;FALSO), el Excel obtiene como resultado para  esta celda  el valor  0,176032663, el cual es el mismo que se obtuvo con la implementación de la expresión matemática de la función de densidad.

 

 

f. Escribir en la celda D5 una fórmula que calcule la sumatoria de los valores que están en el rango D1 hasta M1,  dividido entre el promedio de los valores que se encuentran en el rango D3 hasta M3,  y multiplique el resultado anterior por la raíz cuadrada del mayor valor que se encuentre en el rango D1 hasta M1.

 

La Expresión matemática de este problema  podría ser escrita como:

             

 

Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de cálculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda D5 se  puede ingresar la siguiente fórmula:

 

En D5:   =SUMA(D1:M1)/PROMEDIO(D3:M3)*RAIZ(MAX(D1:M1))

 

 

g. Escribir en la celda C20 una fórmula que promedie los valores que están en las celdas C1 hasta C18,  multiplique este resultado por la sumatoria de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18, y dividida todo entre la raíz cuadrada de la suma de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18 .

 

Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de cálculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda C20  se  puede ingresar la siguiente fórmula:

 

 

En C20:    =PROMEDIO(C1:C18)*SUMA(D1:D18)/RAIZ(SUMA(D1:D18))


9.   BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN DE PROBLEMAS EN LAS FÓRMULAS

Es frecuente  encontrarnos con uno o varios problemas cuando tenemos fórmulas en una hoja de Cálculo de Excel, como pueden ser: La fórmula ingresada no calcula el valor correcto, ya sea por que la misma no utiliza los valores que deben ser o que realiza los cálculos en un orden que altera el resultado; o que el Excel muestra alguna señal de advertencia o de error. Para encontrar y poder solucionar estos problemas podemos valernos de lo siguiente:

9.1  Reglas y errores que se detectan al corregir fórmulas

-  Errores de valores: La formula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los valores de error que se pueden mostrar incluyen  #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!,  y  #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo.  Si se introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcará como problema.

-  Año con dos dígitos en fecha de texto:   La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 ó 2031.

-  Número almacenado como texto:   La celda contiene números guardados como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a números.

-   Formulas incoherentes en una parte de la hoja de cálculo

La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas adyacentes a otras sólo se diferencian en las referencias empleadas.

Fórmulas

 =SUMA(A1:F1)

  =SUMA(A2:F2)

  =SUMA(A10:F10)

  =SUMA(A4:F4)

En este caso, la fórmula  =SUMA(A10:F10) se marcará  porque las fórmulas adyacentes cambian en una fila, y ésta cambia en 8 filas.

Si las referencias utilizadas en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas adyacentes, se indicará  el problema.

-   La fórmula omite celdas de una parte de la hoja de cálculo

La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La fórmula no siempre actualiza automáticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema.

En el caso siguiente, la fórmula =SUMA(A2:A4) se marcará  con esta regla, puesto que las celdas adyacentes  contienen datos.

 

A

1

 15.000

2

 9.000

3

 8.000

4

 20.000

5

 5.000

6

 22.500

 

=SUMA(A2:A4)

 

-   La fórmula hace referencia a celdas vacías

La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea obtener el promedio de los números indicados a continuación. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado está en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2.

 

A

B

1

 

 

2

  24

  24

3

  12

 12

4

 

   0

5

  45

  45

6

 10

 10

 

=PROMEDIO(A2:A6)

=PROMEDIO(B2:B6)

 

 


9.2    Auditoria de fórmulas

Utilice Auditoría de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).

          Hoja de cálculo con flechas de rastreo

 

9.3    Buscar y corregir errores en fórmulas

Corregir un valor de error, como #¿NOMBRE?

Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las fórmulas pueden dar lugar a valores de error, así como a resultados no deseados.

A continuación se facilitan algunos procedimientos que le ayudarán a detectar y analizar los errores.

 

a.          #####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

Posibles causas y soluciones

El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido

- Aumentar el ancho de la columna  Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.

- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna  Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Reducir hasta ajustar.

- Aplicar un formato de número diferente  En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el número de decimales después del separador decimal.

 

b.     Las fechas y las horas son números negativos

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos.

- Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente.

- Si la fórmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea un formato de fecha ni de hora.

 

c.     #¡VALOR!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.

  1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece     y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.
  2. Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

- Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO O FALSO

Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la fórmula o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un número y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la fórmula =A5+A6 devolverá el error  #¡VALOR!

- Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor, no un rango de valores

  • Cambie el rango para que sólo tenga un valor.

·         Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula.

 

d.    #¡DIV/0!

Se produce cuando se divide un número por cero (0).

  1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.
  2. Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

- Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0.

  Cambie el divisor por un número que no sea cero.

- Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero
   como divisor

Nota   Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.

  • Cambie la referencia de celda a otra celda.
  • Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
  • Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará el resultado de la fórmula por #N/A de #¡DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está disponible.
  • Evite que se muestre el valor de error, utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por ejemplo, si la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vacía.

- Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.

 

e.     #¿NOMBRE?

Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

1.      Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.

2.      Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

- Se ha utilizado una función que es parte del complemento Herramientas para análisis sin que éste estuviera cargado

Instale y cargue el complemento Herramientas para análisis, realizando lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, elija Complementos.
  2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para análisis y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación.

-  Se ha utilizado un nombre que no existe

Asegúrese de que el nombre existe. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agréguelo mediante el comando Definir.

-  Error al escribir el nombre

Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas , presione F3, elija el nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

-  Se ha utilizado un rótulo en una fórmula sin que esté permitido el uso de rótulos

Permita el uso de rótulos. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas.

-  Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función

Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre correcto de la función en la fórmula haciendo clic en Función en el menú Insertar.

-  Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto).

Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula inserta la porción de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50:

="El importe total es "&B50

-  Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango

Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la fórmula utilizan dos puntos (:); por ejemplo,  SUMA(A1:C10).

-  La referencia a otra hoja no está entre comillas simples

Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).

 

 

 

f.       #N/A

Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.

  1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.
  2. Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

-  Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD()

Reemplace #N/A con nuevos datos.

Nota   Puede escribir #N/A en las celdas que aún no tengan datos disponibles. Las fórmulas que hagan referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor.

-  Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de cálculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV.

Compruebe que el argumento valor buscado  tiene el tipo de valor correcto, por ejemplo, un valor o una referencia de celda, pero no una referencia de rango.

-  Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para buscar un valor en una tabla no ordenada.

Como valor predeterminado, las funciones que buscan información en las tablas deberán ordenarse en orden ascendente. Sin embargo, las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV y BUSCARH contienen un argumento de rango buscado que da instrucciones a la función para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no está ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de rango buscado como FALSO.

La función de la hoja de cálculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo de coincidencia que especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la función no puede encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el argumento de tipo de coincidencia. Para buscar una coincidencia exacta, establezca el argumento tipo de coincidencia en 0.

 

g.     #¡REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

  1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.
  2. Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

-  Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas

Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer  inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas.

-  Se ha utilizado un vínculo a un programa que no está en funcionamiento

Inicie el programa.

-  Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE), como "sistema", que no está disponible

Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto.

-  Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve #¡REF!

Compruebe si un argumento de la función hace referencia a una celda o rango de celdas no válido. Por ejemplo, si la macro introduce una función que hace referencia a una celda situada sobre la función y la celda que contiene la función está en la fila 1, se devolverá #¡REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.

 

h.      #¡NUM!

Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función.

1.      Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece    y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.

2.      Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

-  Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico

Asegúrese de que los argumentos utilizados en la función son numéricos. Por ejemplo, aunque el valor que desee introducir sea 1.000 $, introduzca 1000 en la fórmula.

-  Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la función no encuentra un resultado

Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo.

Cambie el número de veces que Excel itera fórmulas, realizando lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular.
  2. Active la casilla de verificación Iteración.
  3. Para definir el número de veces que Microsoft Excel repetirá los cálculos, escriba el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el número de iteraciones, más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.
  4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los resultados de los cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.

-   Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que Microsoft Excel lo represente

Cambie la fórmula para que su resultado esté comprendido entre  y .

 

i.       #¡NULO!

Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.

1.      Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.

2.      Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones

-  Se ha utilizado un operador de rango incorrecto

·         Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. Por ejemplo, SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive.

·         Para hacer referencia a dos áreas que no se intersectan, utilice el operador de unión, el punto y coma (;). Por ejemplo, si la fórmula suma dos rangos, asegúrese de que el punto y coma separa los dos rangos (SUMA(A1:A10;C1:C10)).

-  Los rangos no se intersectan

Cambie la referencia para que se intersecten. Puede realizar lo siguiente:

Al introducir o modificar una fórmula, las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas correspondientes están codificados por color.

Referencias de celda codificadas por color    Referencias de celda codificadas por color

Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a un rango con nombre.

-  Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado

1.      Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desee cambiar. Excel resaltará cada celda o cada rango de celdas con un color diferente.

2.      Siga uno de estos procedimientos:

o    Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva situación.

o    Para incluir más o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde.

o    En la fórmula, seleccione la referencia y escriba una nueva.

3.      Presione ENTRAR.

-  Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desee sustituir referencias por nombres.

o    Seleccione una única celda para cambiar las referencias por nombres en todas las fórmulas de la hoja de cálculo.

  1. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Aplicar.
  2. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o varios.

-  Inspeccionar una fórmula y el resultado de una celda

Inspeccione las celdas y sus fórmulas en la barra de herramientas Ventana Inspección aunque las celdas no estén visibles.

Ventana Inspección 

Barra de herramientas Ventana Inspección

  1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, haga clic en Ir a en el menú Edición, elija Especial y, a continuación, haga clic en Fórmulas.

  1. En el menú Herramientas, elija el menú Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Mostrar ventana Inspección.
  2. Haga clic en Agregar inspección .
  3. Haga clic en Agregar.
  4. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana.
  5. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del título de la columna.
  6. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada.

Nota   Las celdas que tienen vínculos a otros libros sólo se muestran en la barra de herramientas Ventana Inspección cuando el otro libro está abierto.

 

9.4    Calcular una fórmula anidada paso a paso

Puede ver las distintas partes de una fórmula anidada evaluadas en el orden en el que se calcula la fórmula. Por ejemplo, puede ver ésto en la siguiente fórmula donde la función PROMEDIO(F2:F5) se muestra como su valor, 80.

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) como

=SI(80>50;SUMA(G2:G5);0)

  1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.
  2. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Evaluar fórmula.
  3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluación se muestra en cursiva.

Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y fórmula anteriores.

  1. Continúe hasta que haya sido evaluada cada una de las partes de la fórmula.
  2. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar.

Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

Nota   El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto.

 

9.5    Rastrear la relación entre fórmulas y celdas

Puede mostrar celdas precedentes y celdas dependientes de fórmulas.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.
  2. Compruebe que está seleccionado Mostrar todos o Mostrar marcadores de posición en Objetos.
  3. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Mostrar barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
  4. Siga uno de estos procedimientos.

-  Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)

1.      Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.

2.      Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa, haga clic en Rastrear precedentes   en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

3.      Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear precedentes  .

4.      Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes  .  Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

-  Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

5.      Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

6.      Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa, haga clic en Rastrear dependientes     en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

7.      Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear dependientes    

8.      Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes  .  Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

5.      Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de cálculo, haga clic en Quitar todas las flechas en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

Nota   Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro que señala de la celda seleccionada a un icono de hoja de cálculo .  El otro libro debe estar abierto para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.

Sugerencias

·         Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una fórmula, seleccione una celda y presione F2.

·         Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda está en otra hoja de cálculo o en otro libro, haga doble clic en la flecha negra y, a continuación, haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a.

·         Para ver todas las relaciones de una hoja de cálculo, escriba = (signo igual) en una celda vacía y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos veces Rastrear precedentes  .

Botón Seleccionar todo 

 

9.6    Corregir problemas comunes en las fórmulas

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes. Los dos métodos empleados a continuación tienen las mismas opciones.

-  Cambiar los problemas comunes que comprobará Excel

1.      En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2.      Active o desactive la casilla de verificación deseada.

-  Corregir los problemas comunes de las fórmulas de uno en uno, como con un corrector ortográfico

Precaución   Si la hoja de cálculo ya se revisó previamente para buscar problemas y éstos no se tuvieron en cuenta, los problemas no aparecerán hasta que se restablezcan los problemas omitidos.

1.      Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desee revisar.

2.      Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla.

3.      En el menú Herramientas, haga clic en Comprobación de errores.

4.      Si no ha tenido en cuenta algunos errores anteriormente y desea volver a revisarlos, haga clic en Opciones, a continuación en Restablecer errores omitidos, después en Aceptar y, por último, en Reanudar.

5.      Coloque el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas . La barra de fórmulas es el lugar más adecuado para realizar cambios en una fórmula cuando se utiliza la Herramienta de comprobación de errores.

6.      Haga clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo. Las opciones son distintas para cada tipo de problema.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

7.      Haga clic en Siguiente.

8.      Continúe hasta finalizar la revisión de errores.

 

 

-  Marcar los problemas comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente

Si una celda contiene una fórmula que incumple alguna regla, aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda.

Celda con un problema de fórmula 

Celda con un problema de fórmula

1.      En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2.      Active la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano.

3.      Para cambiar el color del triángulo que marca dónde está el problema, seleccione otro color en el cuadro Color del indicador de error.

4.      Seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior izquierda.

5.      Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece   y, a continuación, haga clic en la opción deseada. Las opciones varían para cada tipo de problema, que se describe en la primera entrada.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

 

 

10.   REFERENCIAS

-      Microsoft Office Excel 2003 SP3. Microsoft Corporation. 2003

-      Ramírez,  Israel J.   Notas de Clases de Microsoft Excel. Universidad de Los Andes,
       FACES.  Mérida, Venezuela. 2007

 

 



[1] Recopilación realizada  en base a la ayuda que acompaña a Microsoft Excel. Microsoft Excel es una marca registrada de Microsoft Corporation.

 

[2] Por lo general, cuando la versión del Excel está en español  se debe  utilizar como separador de argumentos el caracter punto y coma. Si el Excel está en inglés el separador que se utiliza es el caracter coma.

[3]  Los usuarios pueden programas sus propias funciones e incorporarlas para ser utilizadas dentro de Excel.

[4]  Cuando en una fórmula aparecen una o varias funciones, se tiene establecido que estas funciones se calcularan  antes que las operaciones indicadas por los operadores.